Personal Data Protection Act 2010 - Notice and Choice

Notice and Choice Principles

In accordance with the Personal Data Protection Act (‘the Act’) which became enforceable on 15th November 2013 to regulate the processing of personal data in commercial transactions, Materialise Sdn Bhd and/or its subsidiaries/ associate companies/ related companies/ entities, whether related or associated now or at a future date (hereinafter collectively referred to as ‘the Company’ and/or ‘we’) is committed to ensure complete compliance with the Act.

We hope this Notice gives you a good understanding on how we handle employees’/ potential employees’ personal data that we collect, process and store in the Company. This document is also intended to give you, as a data subject, knowledge on how you can control our disclosure of such data.

Please read the following, then sign and date this form where shown to indicate your consent and understanding of the contents.

We are processing your personal data

The Company needs to collect and process your personal data to which you are/ maybe a party to, in order to generally perform the following:

• (i) Perform the Contract of Service; or
• (ii) Offer you Employment with us (in the event you are a candidate applying for employment with us).

Generally, your personal data that we collect and process, include, but not limited to:

Name, Permanent & Correspondence Address, Contact Numbers (House & Mobile), Personal E-Mail Address, Date of Birth, Place of Birth, Nationality, Sex,  National Registration Identification Card/ NRIC Number (Old & New), Driving related Information, Passport Number, Bank Account Number, EPF/SOCSO/Income Tax file numbers, Spouse Information, Children Information, Parents & Siblings Information, Education Background, Working Experience, Knowledge & Skills, References, Driving license details, Beneficiaries (Next-of-Kin) details, photos (including CCTV).

Sensitive Personal Data

Some of the personal data that we collect and process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the Act and these include, but not restricted to:

Physical or Mental Health/ Condition

How do we use your data?

Generally, the Company will be using your personal data to discharge its obligations as your Employer/ potential Employer. Specifically, the purpose for which your personal data may be used and further processed includes, but not restricted to, the following:-

• For assessment of your job application to the Company;
• For administration purposes related to employment;
• For the purpose of complying with the Companies Act 1965;
• For the purposes of our corporate governance;
• For all other purposes in relation to or incidental to performing the Employment Contract such as:
  • (i) Payroll,
  • (ii) Medical Benefits/ Insurance coverage,
  • (iii) Training needs analysis,
  • (iv) Restructuring exercises including promotions, demotions, transfers, secondments, etc,
  • (v) Disciplinary actions,
  • (vi) Performance Management,
  • (vii) Any other employment related purposes.

Other than what is stated above, we will not use your personal data for any other purpose unrelated to employment.

How is your data collected?

Most, if not all, of your personal data was obtained from you, either from the following sources or from any other information you provided:

• Resume;
• Application Form;
• Personal Particulars Form;
• Related Certificates;
• Past Training Certificates.

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:

• Reference Checks / Verification Source (personal or private);
• Third party service providers and any other future third parties in relation or incidental to the above.

Your Rights

You may request access to and request correction of your personal data. In order to exercise your rights, you will have to submit the following form:

Request for Access/Update of Personal Data Form (FMAL-HR-019 FORM A)

You may obtain a copy of this form from:

HR Manager

Phone Number: 03-77241415

Fax Number: 03-77241406

E-mail address: hr@materialise.com.my

Any request to exercise your rights shall be administered as per the Act. Please be informed that pursuant to the Act, your request may be rejected in certain circumstances.

To whom we may disclose your information

Your personal data will be kept confidential but it may be provided or disclosed to third parties for the purposes stated above. Whilst we do not disclose your information to any third parties unless it is within the ambit of permitted disclosures under prevailing laws/guidelines and/or you have consented to such disclosure, we may disclose your information to the categories of parties as listed below (not restricted to):

• Third party service providers and any other future third parties that we may contract with such as Travel agencies, Insurance  Agencies, Company Secretary, Banks, Employees Share Purchase Program, Restricted Stock, Taxation Agencies, HR System Application and Products, Visa  application, Internal & External Auditors, Training Centers, Recruitment agencies,  Total Remuneration Survey companies, etc;
• Third party service providers for the purposes of performing reference checks, background screening, bankruptcy searches, criminal records, etc;
• The company’s appointed medical practitioners and/or health related providers;
• Statutory bodies such as Employee Provident Fund, Social Security,  Income Tax, Human Resource Development Fund (HRDF), Multimedia Development Corporation (MDEC), Zakat, Tabung Haji;
• Professional advisors including lawyers, accountants, auditors, insurers & brokers on a need to know basis for the purposes of providing their services/advices to us; and
• Agent or contractors acting on our behalf or appointed by us to act on our behalf for purposes of performing a contract of employment.

We will ensure that reasonable steps are taken by the above categories of parties to protect or maintain confidentiality of your information that we may disclose to them.

Limiting the processing of personal data

Although, as stated above, we only process your personal data for purposes related to performing a contract of service or offer you employment with us, in the event, your personal data is being processed for other purposes (with your consent), you have a right to request us to stop such processing. You may exercise this right by contacting the officer aforementioned. This right extends to stopping the processing of your personal data which relates to the personal data of other persons.

Provision of Information

As an employee/ a job applicant, you have the right to decide what information that you wish to provide. However, please be informed that all the information that the Company requests for, as stated above, are mandatory information. Accordingly, if you choose not to provide and/ or fail to supply the Company with such personal data (and / or decide not to give the Company explicit consent to process your sensitive personal data), it may necessarily mean that the Company will not be able to perform the following:             

• (i) Perform the Contract of Employment (accord to you any benefits as stipulated in the letter of employment, employee handbook, internal circulation which relates to employment benefits) hence it may tantamount to frustration of the aforesaid Contract; or
• (ii ) Offer you Employment with the Company (in the event you are a candidate applying for employment).

The Company reserves the right to review and/or amend this Notice from time to time and will communicate such changes along with the updated Policy on the Company’s website, and/or other appropriate communication means as may be determined by the Company.

Nothing in this Notice shall limit the rights of the Company and employees under the Personal Data Protection Act 2010.

AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010 – NOTIS DAN PILIHAN

Notis dan Prinsip-prinsip Pilihan 

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (‘Akta berkenaan’) yang telah berkuat kuasa pada 15hb November 2013 untuk mengawal pemprosesan data peribadi mengawal pemprosesan data peribadi dalam transaksi-transaksi komersil, Materialise Sdn Bhd dan/atau anak-anak syarikat/syarikat-syarikat sekutu/ syarikat-syarikat yang berkaitan / entiti-entitinya, sama ada yang berkenaan atau berhubung kait pada waktu kini atau di masa akan datang (selepas ini dirujuk sebagai ‘Syarikat’ secara kolektif dan/atau ‘kami’) adalah komited untuk memastikan pematuhan yang sepenuhnya dengan Akta berkenaan.

Kami harap Notis ini dapat memberikan kepada anda satu fahaman yang baik akan bagaimana kami mengurus data peribadi pekerja-pekerja atau pekerja-pekerja bakal yang dikumpulkan oleh kami, memproses dan menyimpannya dalam Syarikat. Dokumen ini adalah juga diniatkan untuk memberikan kepada anda, selaku subjek data, pengetahuan akan bagaimana anda boleh mengawal pendedahan akan data sedemikian oleh kami.

Sila baca yang berikut dan selepas itu tandatangani serta isikan tarikh tandatangan di borang yang disediakan ini untuk menandakan yang anda faham dan setuju dengan kandungannya.

Kami sedang memproses data peribadi anda

Secara amnya, Syarikat perlu mengumpulkan dan memproses data peribadi anda di mana anda adalah/mungkin menjadi suatu pihak bagi tujuan untuk melaksanakan seperti yang berikut:

• (i) Melaksanakan satu Kontrak Perkhidmatan; atau
• (ii) Tawaran pekerjaan bersama kami (di mana anda adalah seorang calon yang sedang memohon untuk bekerja dengan kami).

Secara amnya, data peribadi anda yang dikumpulkan dan diproses oleh kami, adalah termasuk, akan tetapi tidak terhad kepada:

Nama, Alamat Kekal & Surat-Menyurat, Nombor Telefon (Rumah & Bimbit), Alamat E-mel Peribadi, Tarikh Lahir, Tempat Lahir, Umur, Kewarganegaraan, Jantina, Nombor Kad Pengenalan/ K.P. (Baru & Lama), Maklumat berkenaan Pemanduan, Nombor Paspot, Nombor Akaun Bank, Nombor KWSP/ PERKESO/ Fail Cukai Pendapatan, Maklumat Pasangan, Maklumat Anak-anak, Maklumat Ibu Bapa & Adik Beradik, Latar Belakang Pendidikan, Pengalaman Bekerja, Pengetahuan & Kemahiran, Rujukan, Butiran Benefisiari, gambar (termasuk CCTV).

Data peribadi sensitif

Di antara data peribadi yang kami kumpul dan memproses ini mungkin termasuk perkara-perkara yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah Akta berkenaan dan ini adalah termasuk, akan tetapi tidak terhad kepada:

Kesihatan/ keadaan fizikal atau mental

Bagaimana kami akan menggunakan data anda?

Secara amnya, Syarikat akan menggunakan data peribadi anda untuk melaksanakan obligasinya sebagai Majikan/bakal Majikan anda. Secara khususnya, tujuan bagi yang mana data peribadi anda boleh digunakan dan diproses seterusnya adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada, yang berikut:-

• Untuk menilai permohonan kerja anda kepada Syarikat;
• Untuk tujuan pentadbiran yang berkaitan dengan pekerjaan;
• Untuk tujuan mematuhi Akta Syarikat 1965;
• Untuk tujuan pentadbiran korporat kami;
• Bagi segala tujuan lain yang berkaitan dengan atau yang bersampingan  dengan Akta Pekerjaan seperti:
  • (i) Pengiraan gaji,
  • (ii) Faedah-faedah Perubatan / lindungan insurans,
  • (iii) Analisis keperluan-keperluan latihan,
  • (iv) Pelaksanaan penstrukturan semula termasuk kenaikan pangkat, penurunan pangkat, perpindahan, peminjaman, dsb,
  • (v) Tindakan disiplin,
  • (vi) Pengurusan Prestasi,
  • (vii) Apa-apa tujuan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Selain dari apa yang tersebut di atas, kami tidak akan menggunakan data peribadi anda apa jua tujuan lain yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.

Bagaimanakah data anda dikumpulkan?

Kebanyakannya, jika bukan kesemuanya, data peribadi anda telah diperoleh dari anda, sama ada dari sumber-sumber berikut atau dari apa-apa maklumat lain yang dibekalkan oleh anda:

• Resume;
• Borang Permohonan;
• Borang Butir-butir Peribadi;
• Sijil-sijil Yang Berkaitan;
• Sijil-sijil Latihan Yang lepas.

Dalam keadaan-keadaan tertentu, data peribadi anda mungkin diperoleh daripada sumber-sumber luaran yang termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

• Semakan Rujukan / Sumber Penentusahan (persendirian atau swasta);
• Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga dan mana-mana bakal pihak ketiga lain yang berhubung atau bersampingan dengan yang tersebut di atas.

Hak Anda

Anda boleh meminta akses kepada dan meminta pembetulan dibuat pada data peribadi anda. Demi untuk melaksanakan hak-hak anda, anda akan dihendaki mengemukakan borang yang berikut:

Borang Permintaan Untuk Mengakses / Mengemaskini Data Peribadi

Anda boleh mendapatkan borang ini daripada:

HR Manager

Nombor Telefon: 03-77241415

Nombor Faks: 03-77241406

Alamat E-mel: hr@materialise.com.my

Apa-apa permintaan untuk melaksanakan hak-hak anda akan ditadbir mengikut Akta berkenaan. Sila dimaklumkan bahawa selaras dengan Akta berkenaan, permintaan anda boleh ditolak dalam keadaan-keadaan tertentu.

Kepada siapa yang kami boleh mendedahkan maklumat anda

Data peribadi anda akan dirahsiakan akan tetapi boleh diberikan atau didedahkan kepada pihak-pihak ketiga bagi tujuan-tujuan seperti yang dinyatakan di atas. Walau pun kami tidak akan dedahkan maklumat anda kepada mana-mana pihak ketiga melainkan ia berada dalam lingkungan pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang/garis-garis panduan yang sedia ada dan/atau anda telah memberikan persetujuan bagi pendedahan sedemikian, kami boleh mendedahkan maklumat anda kepada pihak-pihak seperti yang disenaraikan di bawah ini (yang tidak terhad kepada):

• Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga yang lain yang bakal kami mungkin berkontrak dengan seperti Agensi-agensi Pelancongan, Agensi-agensi Insurans, Setiausaha Syarikat, Bank-bank, Program Pembelian Syer Pekerja, Saham Terhad, Agensi Percukaian, Sistem Aplikasi dan Produk HR, Permohonan Visa, Juruaudit-juruaudit Dalaman & Luaran, Pusat-pusat Latihan, syarikat-syarikat Tinjauan Jumlah Pendapatan, dsb;
• Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga bagi tujuan melaksanakan semakan rujukan, semakan latar belakang, carian kebankrapan, rekod-rekod jenayah, dll
• Doktor perubatan yang dilantik oleh syarikat/ Pembekal yang berkaitan             dengan Kesihatan;
• Badan-badan berkanun seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Perkeso, Cukai Pendapatan, Dana Pembangunan Sumber Manusia, Perbadanan Pembangunan Multimedia (MDEC);
• Penasihat-penasihat Profesional termasuk peguam-peguam, akauntan-akauntan, juruaudit-juruaudit, penanggung-penanggung insurans & broker-broker atas dasar perlu tahu bagi tujuan untuk membekalkan perkhidmatan/nasihat mereka kepada kami; dan
• Ejen atau kontraktor-kontraktor yang bertindak bagi pihak kami atau dilantik oleh kami bagi tujuan melaksanakan mana-mana kontrak yang berkenaan dengan pekerjaan.
• Kami akan memastikan agar langkah-langkah munasabah diambil oleh kategori pihak-pihak yang tersebut di atas untuk melindungi atau mengekalkan kerahsiaan maklumat anda yang kami mungkin dedahkan kepada mereka.

Mengehadkan pemprosesan data peribadi

Walaupun, seperti yang dinyatakan di atas, kami memproses data peribadi anda hanya bagi tujuan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu kontrak perkhidmatan atau untuk membuat satu tawaran pekerjaan kepada anda. Jika, data peribadi anda diproses bagi apa jua tujuan lain (dengan persetujuan anda), anda berhak untuk meminta kami untuk menghentikan pemprosesan sedemikian. Anda boleh melaksanakan hak ini dengan menghubungi pegawai yang tersebut di atas. Hak ini dilanjutkan untuk menghentikan pemprosesan data peribadi anda yang berhubung kait dengan data peribadi lain-lain orang.

Peruntukan Berhubung Maklumat

Sebagai seorang pekerja / pemohon pekerjaan, anda berhak untuk memutuskan apakah maklumat yang anda ingin berikan. Walau bagaimanapun, sila dimaklumkan bahawa kesemua maklumat yang Syarikat meminta, seperti yang dinyatakan di atas, adalah maklumat mandatori bagi Syarikat. Sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan dan/ atau gagal untuk memberikan kepada Syarikat maklumat yang mengandungi data peribadi sedemikian (dan/ atau memilih untuk tidak memberikan satu persetujuan yang nyata untuk memproses data peribadi sensitif), ia mungkin bermaksud bahawa Syarikat tidak akan dapat melaksanakan seperti yang berikut:

• (i) Melaksanakan satu Kontrak Perkhidmatan (apa-apa faedah yang tertera di dalam Surat Tawaran Perkhidmatan, Buku Panduan Kakitangan, makluman dalaman yang berkaitan dengan faedah perkhidmatan) yang mungkin mengakibatkan berlakunya satu kekecewaan kontrak perkhidmatan; atau
• (ii) Tawaran Pekerjaan bersama Syarikat (di mana anda adalah seorang calon yang sedang memohon untuk bekerja dengan Syarikat).

Syarikat berhak untuk menyemak semula dan/atau meminda Notis ini dari masa ke semasa dan akan memaklumkan mengenai perubahan sedemikian bersama dengan Dasar yang telah dikemas kini di laman sesawang Syarikat, dan/atau lain-lain bentuk komunikasi yang sewajarnya sebagaimana yang akan ditentukan oleh Syarikat.

Tiada apa pun dalam Notis ini yang akan mengehadkan hak-hak Syarikat dan pekerja-pekerjanya di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

DECLARATION OF CONSENT FOR PERSONAL DATA TO BE PROCESSED AND STORED IN THE COMPANY

I understand and agree that my personal data, including sensitive personal data, may be used for all Human Resource related purposes as aforementioned.

I understand and agree that my personal data, including sensitive personal data, may be disclosed to third parties to verify or obtain additional information including education institutions, current / previous employers and credit reference agencies. I understand that the Company may carry out an investigation of my past employment and I am agreeable to co-operate in such investigation and I hereby consent to such information being processed for my employment related purposes. I hereby consent to all persons, companies or corporations sharing any information obtained about me in order for the Company to consider making an offer of employment to me/ to perform the Contract of Service. Specifically, I hereby give my explicit consent to all persons, companies or corporations to share my sensitive personal data for the aforementioned purposes.

I understand that my personal data, including sensitive personal data, may be retained for so long as reasonably necessary for the aforementioned purposes by the Company and/any of its subsidiaries.

By executing this form, I agree that the entire contents of this form, as well as the report of any such investigation, may be used by the Company. Specifically, further to the Personal Data Protection Act 2010, I hereby consent to the processing of my personal data, including giving my explicit consent for the processing of my sensitive personal data, by the Company and/or third parties for the aforementioned purposes.

I acknowledge that I have read and understand the contents herein.

DEKLARASI BAGI PERSETUJUAN UNTUK DATA PERIBADI DIPROSES DAN DISIMPAN DALAM SYARIKAT

Saya memahami dan bersetuju bahawa data peribadi saya, termasuk data peribadi sensitif, mungkin digunakan oleh Jabatan Sumber Manusia untuk kesemua tujuan yang berkaitan seperti yang tertera di atas.

Saya memahami dan bersetuju bahawa data peribadi saya, termasuk data peribadi sensitif mungkin akan didedahkan kepada pihak ketiga untuk mengesahkan dan mendapatkan maklumat tambahan termasuk institusi pengajian, majikan kini/terdahulu atau agensi semakan kredit. Saya memahami bahawa pihak Syarikat mungkin akan menjalankan penyiasatan ke atas sejarah pekerjaan saya serta saya bersetuju untuk bekerjasama dalam penyiasatan sedemikian dan saya dengan ini bersetuju bahawa maklumat sedemikian akan diproses untuk tujuan yang berkaitan dengan pekerjaan saya. Saya dengan ini memberi persetujuan kepada kesemua individu, syarikat atau perbadanan yang berkongsi sebarang maklumat yang diperolehi mengenai saya untuk membuat satu tawaran Pekerjaan/ untuk melaksanakan Kontrak Perkhidmatan. Khususnya, saya dengan ini memberikan persetujuan secara nyata kepada kesemua individu, syarikat atau perbadanan untuk berkongsi data peribadi sensitif saya untuk tujuan-tujuan yang tertera di atas.

Saya bersetuju bahawa data peribadi saya, termasuk data peribadi sensitif, mungkin akan disimpan selama yang munasabah oleh Syarikat dan/atau anak-anak Syarikat untuk tujuan-tujuan yang tertera di atas.

Dengan melaksanakan borang ini, saya bersetuju dengan kesemua kandungan dalam borang ini, termasuk laporan untuk mana-mana penyiasatan tersebut, mungkin akan digunakan oleh Syarikat. Khususnya, lanjutan kepada Akta Perlindungan Peribadi 2010, saya dengan ini memberi persetujuan untuk pemprosesan data peribadi saya, termasuk memberi persetujuan yang nyata untuk pemprosesan data peribadi sensitif saya, kepada Syarikat dan/atau mana-mana pihak ketiga seperti tujuan-tujuan yang tertera di atas.

Saya juga mengesahkan yang saya telah membaca dan memahami kandungannya di sini.